做外贸如何优化报价单?

一、报价单的格式至少要2种提供至少两种格式的报价单。第一种为word文档,这是供客户修改使用的。但是由于word文档版本的差别,可能打不开,所以还需提供一个pdf版本。pdf版比较正规,是标准的文书。最好再提供一个图片版,万一客户既打不开word,又没有pdf浏览器,就要寄希望于这张图片了!无论提供的什么文件格式,发之前必须预览,保证客户拿到手可以直接打印使用!在邮件最后部分写上:详细报价资料请参见附件中的文件,我提供了三种格式,word,PDF,JPRG,可根据您的电脑软件情况选择最合适的格式,而且我都已经排好版,您可以直接**打印使用!点评:多为客户着想,多在细节为客户考虑问题,客户看到你的细节越多越放心,一个靠谱的业务让人合作起来。 二、在报价单加入公司信息在邮件正文里放上一些关键内容,例如总报价,公司的优势等等,这些都是引子,让客户有兴趣打开报价单。在报价单开头写上:TO某客户,报价单制作时间和有效期。报价单的命名一定是公司名称加产品名称,保证客户到时候能够知道这份报价单是什么产品的报价单,来自于哪个公司。点评:在报价单加入自己的公司的标志,名称,电话,传真,邮箱,以及公司的一些理念,口号,这是用来提升形象的一种方法! 三、产品的建议很多公司有集装箱摆放软件,如果有,可以在最后一部分演示一下客户需要的产品如何摆放,总计需要几个集装箱,这样会显得更专业。点评:为客户考虑到最后一步,会让你的交易进行得更顺利,作为买手,能直接在报价体现的东西,沟通成本就降低很多,合作更顺畅。 四、纸箱资料要详细包装单位(纸箱详细资料)!!!纸箱重量、尺寸、体积、含量、材料。这是非常重要的!!!通常这一点供应商会轻易地忽略。但是我和大多数全职买家刚刚没有时间分开讨论任何细节!如果报价遗漏了这些,那么我会立刻删除它。我没有时间去询问这些细节,我只能用这些信息计算我的运费!点评:在包装上也要做足功课,要给到客户所有的细节,因为老外不可能每次都来问你这些细节,他们会认为你不够专业,要最大限度减少沟通成本。 五、收付款方式要商量好必须准确地讨论付款条件点评:所有一切都没问题之后,来到最后一步,不能功亏一篑了,要跟老外讨论好如何收付款,要考虑到国外的支付习惯。 六、越详细越好,注意细节制作报价表格。将每一部分的价格标注清楚,包括每一部分的型号,大体参数尺寸,品牌,质保年限等等。当然还是要出现报价的关键因素,付款方式等!告诉客户,你的产品为什么值这个钱。例如客户要了十个设备,上面对于每个设备都简略的用表格报了价,这个部分就需要放出每个设备详细信息:图片,认证,具体的参数,优势,设备的包装类型,包装图片,配套的配件数量,等等(如果是成套设备请把配件表标注出来)。点评:他们真的在乎每个细节,而且认为这些细节都是必须具备的,你的报价越详细越容易被采纳,要是等到他们来过问,你的报价是一次失败的报价。